Terwijl wij druk bezig waren met het uitwerken van onze ideeën voor RecruitmentPie, kwamen wij een artikel tegen in de Intermediair: “Slordig met sollicitanten”. In dit artikel werd uiteengezet hoe slordig sommige bedrijven omgaan (of eigenlijk niet omgaan) met sollicitanten. Voor ons een bevestiging dat we op de goede weg zaten met onze dienstverlening, maar aan de andere kant was het toch wel erg schokkend om te lezen hoe sommige bedrijven met sollicitanten omgaan. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 25% van de bedrijven niet eens reageert op een sollicitatie.
Lak aan sollicitanten
In de huidige arbeidsmarkt is het wel begrijpelijk dat er heel veel sollicitaties binnenkomen op een bepaalde vacature, maar dit mag voor bedrijven nog geen excuus zijn om helemaal niet op een sollicitatie te reageren. Achter iedere sollicitatie gaat een persoon schuil, iemand die graag weer aan het werk wil. Diegene heeft veel moeite gedaan om een brief te schrijven, en om dan vervolgens niets te horen kan erg frustrerend zijn. Helemaal als het niet bij één bedrijf blijft die niet reageert op zijn/ haar sollicitatie (en helaas is dit niet het geval).
De NVP Sollicitatiecode
Om een goede behandeling van sollicitanten te waarborgen is de NVP Sollicitatiecode in het leven geroepen. De NVP Sollicitatiecode bevat basisregels die arbeidsorganisaties en sollicitanten in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Het doel van de code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure (bron: www.nvp-plaza.nl). In deze sollicitatiecode staat bijvoorbeeld dat bedrijven alle sollicitanten binnen enkele weken moeten laten weten of ze al dan niet uitgenodigd worden voor een gesprek of afgewezen worden.
Interne procedures
Nu is een aantal weken een ruim begrip, dus organisaties zouden er goed aan doen om op voorhand de lengte van de sollicitatieprocedure te vermelden, bijvoorbeeld bij de ontvangstbevestiging van de sollicitatie, of nog beter, in de vacaturetekst zelf. Wanneer is de sluitingsdatum, hoe lang neemt de sollicitatieprocedure in beslag, wanneer kan de sollicitant een eerste reactie verwachten? Op deze manier kun je door een kleine aanpassing in je dagelijkse werkzaamheden voorkomen dat sollicitanten gaan klagen over het (gebrek aan) sollicitatiebeleid van de organisatie.
Employer Branding
Niet alleen de sollicitant is echter in zijn/ haar nadeel, ook het imago van de organisatie kan door niets te laten horen een flinke deuk oplopen. Ruim 50% van de sollicitanten deelt zijn/ haar negatieve sollicitatie ervaringen namelijk met vrienden en collega’s, en tussen de 10 en 30% deelt het ook nog eens via Social Media. Was de sollicitant eerder enorm enthousiast over het bedrijf, daar is nu weinig meer van over. Denk ook maar niet dat hij/ zij er ooit nog iets gaat kopen.
Wederom vraag ik mij af of organisaties zich beseffen wat dit doet voor het imago van de organisatie. Hoe groot is de moeite om iets van je te laten horen? Ook al is het (als het niet anders kan) via een automatisch gegenereerde email? Heeft het ook niet gewoon te maken met fatsoensnormen? Hierover meer in mijn volgende blog.
Interressant onderwerp Petra. Maar waar wordt het door veroorzaakt? Onkunde, tijdsgebrek, of een slecht georganiseerd recruitmentproces?
Ik denk zelf een combinatie. Daarnaast heeft het met korte termijn visie te maken: gedurende de crisis is overal op recruitmentbudget beknibbeld met als gevolg dat recruitment onderbezet is. Maar op de lange termijn wreekt zich dit enorm. Want als je opnieuw wel mensen nodig hebt en iedereen laat je links liggen vanwege de slechte sollicitatie-ervaringen, zul je opnieuw aan je merk moeten gaan bouwen. Bij een lange termijn visie blijf je investeren om altijd netjes op (open) sollicitaties te reageren, ook al heb je op dat moment die ene persoon niet nodig.
Misschien is het op te lossen via de Tris Recruitica zoals Wim hier ook blogt.
Immers, zolang je aan de ene kant veel geld uitgeeft aan corporate identity, maar aan de andere kant je bedrijfsimago om zeep helpt door niet te reageren op sollicitaties, dan is er toch dringend onderlinge communicatie nodig tussen de afdelingen PR en Recruitment om verdere verspilling van middelen te voorkomen.
Maar het is net verkoop: als je adverteert met koopjes, maar je kunt niet leveren, dan maak je potentiële kopers blij met een dode mus. Volgende keer komen ze niet eens meer op een actie af. En erger, ze vertellen het iedereen.
Ik denk dat recruitment zeker in tijden van arbeidskrapte meer op een salesproces moet lijken: het netwerken, het ‘verkopen’ van je organisatie aan mensen die jij nodig hebt, maar vooral ook leveren wat je belooft.
De sollicitatiecode kan helpen, maar zodra je de kandidaat ziet als prospect of klant of nog beter, als jezelf, wordt het perspectief al gelijk heel anders. Je weet hoe je behandeld wilt worden.
Het recruitmentproces inrichten met als doel klanttevredenheid is de start van dit verbeterproces. Want een tevreden klant komt terug en zegt het voort.
Beste Erik-Jan, Hartelijk dank voor je uitgebreide reactie. Wat je zegt klopt helemaal; het is een combinatie van tijdsgebrek, onkunde en een slecht georganiseerd recruitment proces. Daarnaast ben ik van mening dat veel organisaties zich niet bewust zijn van het feit dat sollicitanten inderdaad ook klanten zijn. Een sollicitant solliciteert bij een organisatie omdat ze het een leuk bedrijf vinden, de producten of diensten geweldig vinden, of een feeling hebben met een ‘brand’. Na een negatieve sollicitatie ervaring hebben ze hier een heel andere mening over.
Ik heb heel veel werkzoekenden gesproken de afgelopen jaren, en heb zelfs onderzoek gedaan naar negatieve sollicitatie ervaringen, en sommige bedrijven gaan echt schandalig om met sollicitanten.
Bedrijven zijn zich er inderdaad niet bewust van dat een negatieve sollicitatie ervaring schadelijk is voor het imago. Het zou voor organisaties goed zijn hierin te investeren, want juist die eerste contacten zijn zo belangrijk. Of een kandidaat nou geschikt is of niet, iedereen zou gelijk behandeld moeten worden.
Goed verhaal, Petra! Volgens mij heeft het met een basisinteresse te maken. Oprechte interesse in mensen: in klanten, in (potentiele) medewerkers, leveranciers, etc. Je kunt dit wat mij betreft in een lijn doortrekken. Wanneer zij onzurgvuldig met jou als potentiele medewerker omgaan weet ik ook direct hoe zij met klanten en andere stakeholders omgaan……..en of je daar nou zou willen werken? Wel jammer van je tijd en energie van het schrijven van brieven, maar het maakt wel ook een heleboel duidelijk en transparant!
Onkunde en tijdgebrek zijn absoluut geen argumenten. Een reactie geven kost namelijk nagenoeg erg weinig, zowel in tijd als in geld! Voor het geven van reacties worden in de markt veel systemen aangeboden. Dezelfde automatisering die direct achter de reactie hangt die wel volgt. Kennelijk worden verdere toepassingen dan buiten gebruik gelaten. En wil men daar niet in investeren dan is een klein beetje handigheid met Excel (als database) en Word (voor de standaardbrief) al voldoende om fatsoensnormen na te komen.
Het niet reageren duidt aan dat de afstand tussen management en W&S in de praktijk gigantisch is. Want als het bestuur zou weten wat W&S aan opgebouwd en geinvesteerd imago schendt dan zouden de rapen gaar zijn.
Terzijde: hoeveel recruiters duiken werkelijk in de portefeuilletoezeggingen om daar kandidaten die eerder gereageerd hebben te zoeken? Afgezet tegen bv de tijdswinst & werkdruk voor overblijvende collega’s versus de kosten van de nieuwe vacantstellling kan dit ondernemingen een berg geld per jaar besparen. En W&S wordt serieus genomen. Opvallend is dat de praktijk uitwijst dat aardig wat dezelfde vacatures binnen een relatief korte periode wederom vacant worden. Maar eerdere kandidaten alsnog uitnodigen, daar komt men niet op en dat is vreemd. Zou het te maken hebben met het creeren van werk tbv eigen lijfsbehoud of belangrijkheid?
Grote boosdoeners zijn met name uitzendbureau’s en andere bemiddelaars. Die steken alleen tijd in personen die snel bemiddelbaar zijn. Vaak hebben ze zelfs helemaal geen opdracht. Uit de mensen die reageren wordt een keuze gemaakt en die worden dan vrijblijvend aangeboden.
Kijk maar eens op een willekeurige jobboard waar meerderen werven voor dezelfde functie. Als de kandidaat het bedrijf belt is de vacature in menig geval al vervuld.
Het is een schande dat toen ik werkloos was, ik op een enorm deel van mijn sollicitaties geen reactie kreeg. Ik weet niet meer, hoewel ik het wel had uitgerekend voor de auteur van dit stuk, hoeveel %, maar het lag geloof ik ergens rond de 30%. Het is gewoon een kwestie van fatsoen.